Budżet projektu WMS składa się z trzech niezależnych części: abonamentu za licencję, jednorazowych prac wdrożeniowych i opieki serwisowej w kolejnych latach. Abonament Studio WMS.net zaczyna się od 800 zł netto miesięcznie, a wdrożenie magazynu o standardowych procesach od 30 000 zł netto. Poniżej znajdziesz pełny cennik, widełki pracochłonności z dotychczasowych realizacji, katalog usług wdrożeniowych oraz kalkulację pierwszego i kolejnych lat eksploatacji.
Z czego składa się koszt wdrożenia systemu WMS
Rozdzielenie budżetu na trzy składniki pozwala porównywać oferty na tym samym poziomie i planować wydatek w podziale na nakład inwestycyjny oraz koszt bieżący. Dostawcy, którzy podają jedną zbiorczą kwotę, zwykle ukrywają w niej albo prace wdrożeniowe, albo pierwszy rok serwisu.
| Składnik | Charakter wydatku | Od czego zależy wysokość |
|---|---|---|
| Licencja - abonament albo licencja wieczysta | Cykliczny lub jednorazowy | Wariant licencji i liczba użytkowników; wolumen dokumentów nie ma znaczenia |
| Prace wdrożeniowe - analiza, konfiguracja, migracja, integracje, szkolenia | Jednorazowy | Złożoność procesów, liczba integracji, jakość danych źródłowych |
| Opieka serwisowa - zmiany konfiguracji, nowe raporty, konsultacje | Roczny | Wybrany pakiet godzin i tempo rozwoju systemu |
| Sprzęt i infrastruktura - terminale, drukarki, sieć bezprzewodowa | Jednorazowy, poza ofertą | Liczba urządzeń i stan istniejącej infrastruktury |
Jedynym parametrem licencyjnym jest liczba użytkowników - a w wariancie Procesor również ona nie jest limitowana. Liczba dokumentów, urządzeń, pozycji asortymentowych ani lokalizacji nie wpływa na cenę licencji, więc rozbudowa magazynu nie generuje dodatkowej opłaty.
Abonament Studio WMS.net - warianty i ceny
System udostępniamy w trzech wariantach o tej samej logice. Basic to wejście dla małego zespołu, bez modułu mobilnego i bez integracji. Standard obejmuje aplikację Android i iOS, wersje językowe oraz integrację z systemem ERP. Procesor znosi limit użytkowników, udostępnia pełne API i dopuszcza instalację na serwerze zamawiającego.
| Wariant | Limit użytkowników | Abonament miesięczny |
|---|---|---|
| Basic | do 10 | 800,00 |
| Standard | do 25 | 1 600,00 |
| Procesor | bez limitu | 3 500,00 |
Abonament obejmuje hosting w chmurze SoftwareStudio, licencje Microsoft Windows Server i SQL Server, kopie bezpieczeństwa oraz aktualizacje w ramach Software Maintenance. Klient nie ponosi żadnych kosztów infrastruktury. Rozliczenie prowadzimy w cyklu miesięcznym, a umowy zawieramy zwykle na 12 miesięcy.
| Element | Basic | Standard | Procesor |
|---|---|---|---|
| Dostęp przez przeglądarkę, bez instalacji na stanowiskach | tak | tak | tak |
| Hosting w chmurze SoftwareStudio | tak | tak | tak |
| Licencje Windows Server i SQL Server | tak | tak | tak |
| Kopie bezpieczeństwa | tak | tak | tak |
| Software Maintenance - aktualizacje wersji | tak | tak | tak |
| Aplikacja mobilna Android i iOS | nie | tak | tak |
| Dodatkowe wersje językowe interfejsu | nie | tak | tak |
| Integracja z systemem ERP | nie | tak | tak |
| REST API i integracje sprzętowe | nie | ograniczone | pełne |
| Instalacja na serwerze zamawiającego | nie | nie | tak |
Wariant Basic nie obsługuje kodów kreskowych i QR na urządzeniach mobilnych, dlatego nie nadaje się do wdrożeń magazynowych opartych na skanowaniu. Mówimy o tym wprost na etapie doboru wariantu, żeby uniknąć rozczarowania po podpisaniu umowy. Do pracy w magazynie potrzebny jest co najmniej Standard.
Wariant Procesor rekomendujemy wszędzie tam, gdzie występuje praca zmianowa, integracja ze sprzętem zewnętrznym lub liczna grupa pracowników korzystających z systemu okazjonalnie. Przy kilkudziesięciu magazynierach liczenie pojedynczych kont przestaje mieć sens ekonomiczny.
Licencja wieczysta jako alternatywa dla abonamentu
Dla wdrożeń dedykowanych oraz dla firm, które nie akceptują modelu abonamentowego, dostępna jest licencja wieczysta na platformie StudioSystemGT. Platforma działa w kontenerach Docker w technologii .NET 10 i ASP.NET Core, na bazie PostgreSQL 18. Baza danych i komponenty interfejsu są wolne od opłat licencyjnych osób trzecich, co obniża całkowity koszt względem rozwiązań opartych o Microsoft SQL Server.
| Pozycja | Cena | Jednostka |
|---|---|---|
| Licencja wieczysta - dedykowany pakiet konfiguracji, bez limitu użytkowników i oddziałów | od 36 000,00 | jednorazowo |
| Software Maintenance - aktualizacje runtime i poprawki bezpieczeństwa | 7 200,00 | rok |
| Instalacja na infrastrukturze docelowej - obraz Docker, reverse proxy, certyfikat SSL, kopie bazy | 4 000,00 | jednorazowo, 16 godzin |
Software Maintenance stanowi 20 procent wartości licencji rocznie. Pierwszy rok wliczamy do oferty wdrożeniowej, kolejne fakturujemy z góry. Rezygnacja z Software Maintenance nie odbiera prawa do korzystania z systemu, wstrzymuje natomiast aktualizacje i poprawki bezpieczeństwa.
Wdrożenie na infrastrukturze klienta wymaga serwera lub maszyny wirtualnej z systemem Linux, dostępem administracyjnym i możliwością uruchamiania kontenerów Docker. Hosting współdzielony z PHP nie spełnia tych warunków - weryfikujemy to przed podpisaniem umowy.
Ile kosztuje wdrożenie - widełki pracochłonności
Wdrożenie wyceniamy indywidualnie po analizie zakresu, natomiast dotychczasowe realizacje układają się w powtarzalne przedziały. Poniższe widełki służą do wstępnego szacowania budżetu, zanim powstanie wycena wiążąca.
| Zakres wdrożenia | Pracochłonność | Wartość |
|---|---|---|
| Magazyn jednooddziałowy, procesy standardowe | 120-200 godzin | 30 000 - 50 000 |
| Magazyn wielostrefowy z terminalami i integracją ERP | 240-400 godzin | 60 000 - 100 000 |
| Operator logistyczny - wiele magazynów, panel klienta, rozliczanie usług | 400-700 godzin | 100 000 - 175 000 |
Widełki pokrywają rzeczywisty rozrzut zrealizowanych projektów, więc dolnej granicy nie należy traktować jako ceny gwarantowanej. O tym, w którym miejscu przedziału wypadnie konkretny projekt, decydują czynniki opisane w dalszej części artykułu.
Katalog usług wdrożeniowych i stawki
Prace wdrożeniowe wyceniamy godzinowo według jednolitej stawki specjalisty. Nie stosujemy różnych stawek dla analityka, programisty i wdrożeniowca - upraszcza to kosztorys i eliminuje spory o kwalifikację poszczególnych zadań.
| Pozycja | Cena | Jednostka |
|---|---|---|
| Praca specjalisty - analiza, konfiguracja, programowanie, wdrożenie | 250,00 | godzina |
| Dzień roboczy wsparcia programistycznego (8 godzin) | 2 000,00 | dzień |
| Prezentacja zdalna systemu, około 60 minut | bezpłatnie | - |
| Dostęp do wersji demonstracyjnej w przeglądarce | bezpłatnie | - |
Wartość każdej pozycji kosztorysu wynika z pracochłonności pomnożonej przez stawkę godzinową. Poniżej pozycje, które najczęściej pojawiają się w projektach magazynowych.
| Usługa | Pracochłonność | Wartość |
|---|---|---|
| Analiza przedwdrożeniowa - warsztaty, mapowanie procesów, macierz uprawnień, plan testów | 24-40 godzin | 6 000 - 10 000 |
| Konfiguracja środowiska produkcyjnego - słowniki, kartoteki, role, uprawnienia | 40 godzin | 10 000 |
| Struktura magazynu - strefy, lokalizacje, reguły składowania | 24-40 godzin | 6 000 - 10 000 |
| Konfiguracja modułu mobilnego i terminali - Android, iOS, praca offline | 24-40 godzin | 6 000 - 10 000 |
| Identyfikacja kodami kreskowymi, QR i RFID - generowanie, szablony etykiet | 16-24 godziny | 4 000 - 6 000 |
| Migracja danych z plików Excel i CSV - mapowanie, walidacja, import | 24-40 godzin | 6 000 - 10 000 |
| Migracja z poprzedniego systemu wraz z danymi historycznymi | 40-80 godzin | 10 000 - 20 000 |
| Integracja z systemem ERP przez REST API - dokumenty, kartoteki, stany | 60-120 godzin | 15 000 - 30 000 |
| Integracja z SAP oraz SAP EWM S/4HANA Cloud | 120-200 godzin | 30 000 - 50 000 |
| Integracja z systemem finansowo-księgowym - Enova365, Symfonia, Comarch | 60-120 godzin | 15 000 - 30 000 |
| Integracja z wagą, drukarką etykiet, urządzeniem automatyki magazynowej | 24-40 godzin | 6 000 - 10 000 |
| Szablon wydruku RDL - dokument magazynowy, etykieta, protokół | 8-16 godzin | 2 000 - 4 000 |
| Pakiet raportów wskaźnikowych - wydajność, rotacja, czasy operacji | 24-40 godzin | 6 000 - 10 000 |
| Testy akceptacyjne i integracyjne | 16-40 godzin | 4 000 - 10 000 |
| Szkolenia użytkowników w podziale na role | 16-40 godzin | 4 000 - 10 000 |
| Uruchomienie produkcyjne z asystą powdrożeniową | 16-50 godzin | 4 000 - 12 500 |
| Stabilizacja po starcie - korekty funkcjonalne i optymalizacja wydajności | 40-80 godzin | 10 000 - 20 000 |
Serwis i wsparcie po uruchomieniu
Pakiet serwisowy w pierwszym roku eksploatacji przewidujemy w każdej ofercie wdrożeniowej. Obejmuje korekty konfiguracji, dodatkowe raporty, nowe reguły oraz konsultacje dla administratora po stronie klienta.
| Pakiet | Zakres | Wartość |
|---|---|---|
| Serwis podstawowy | 24 godziny rocznie | 6 000 |
| Serwis rozszerzony | 40 godzin rocznie | 10 000 |
| Serwis rozbudowany | 80 godzin rocznie | 20 000 |
| Prace poza pakietem, po wyczerpaniu godzin | według stawki godzinowej | 250 za godzinę |
Jedno rozróżnienie warto znać przed porównywaniem ofert: zgłoszenia awarii blokujących pracę systemu obsługujemy w ramach abonamentu bez dodatkowej opłaty. Pakiet serwisowy dotyczy prac rozwojowych i zmian konfiguracyjnych, a nie usuwania błędów oprogramowania. Godziny niewykorzystane w danym roku nie przechodzą na rok następny, choć w umowach długoterminowych dopuszczamy rozliczenie kwartalne.
Koszty po stronie zamawiającego
Poniższe pozycje nie wchodzą do oferty. Wskazujemy je na etapie planowania budżetu, żeby uniknąć niespodzianek po podpisaniu umowy.
- Sprzęt magazynowy - terminale mobilne i kolektory danych, drukarki etykiet wraz z materiałami eksploatacyjnymi, etykiety odporne na warunki przemysłowe.
- Infrastruktura sieciowa - sieć bezprzewodowa w halach, punkty dostępowe, okablowanie.
- Licencje zewnętrzne - Power BI po stronie zamawiającego oraz licencje i prace po stronie dostawcy systemu ERP przy integracjach.
- Przy instalacji na serwerze zamawiającego - licencje Windows Server i SQL Server, sprzęt serwerowy, administracja systemem operacyjnym oraz kopie bezpieczeństwa infrastruktury. W modelu abonamentowym wszystkie te elementy pokrywa opłata miesięczna.
Nie realizujemy digitalizacji dokumentacji papierowej ani przygotowania treści merytorycznych do baz wiedzy.
Przykładowa kalkulacja pierwszego roku
Poniżej rachunek dla magazynu wielostrefowego z terminalami i integracją z systemem ERP, przy dolnej granicy widełek wdrożeniowych i wariancie licencji bez limitu użytkowników.
| Składnik | Wartość |
|---|---|
| Wdrożenie i integracja - 240 godzin | 60 000 |
| Abonament Procesor - 12 miesięcy po 3 500 | 42 000 |
| Serwis rozszerzony - 40 godzin | 10 000 |
| Pierwszy rok razem | 112 000 |
| Kolejne lata - abonament i serwis | 52 000 rocznie |
Zestawienie pokazuje różnicę między modelami rozliczeń. Abonament obniża próg wejścia i przenosi koszt infrastruktury na dostawcę, natomiast po trzech, czterech latach eksploatacji suma opłat miesięcznych przewyższa jednorazową licencję wieczystą. Wybór zależy od horyzontu inwestycyjnego i od polityki księgowej - abonament trafia w koszty operacyjne, licencja wieczysta w środki trwałe.
Co podnosi, a co obniża koszt wdrożenia
O tym, w którym miejscu widełek wypadnie projekt, decyduje złożoność procesów i stan danych. Dwa obiekty o tym samym metrażu potrafią różnić się budżetem kilkukrotnie.
Czynniki podnoszące budżet
Każda dodatkowa integracja to osobny projekt techniczny - mapowanie pól, uzgodnienie kierunku wymiany danych, testy na danych produkcyjnych. Widać to w katalogu usług: integracja przez REST API to 60-120 godzin, a integracja z SAP nawet 200. Podobnie działają procesy odbiegające od standardu: kompletacja dwustopniowa, obsługa partii z datami ważności czy rozliczanie usług dodatkowych dla wielu kontrahentów wymagają konfiguracji wykraczającej poza gotowe szablony. Osobną pozycją bywa migracja danych - kartoteki prowadzone latami w arkuszach kalkulacyjnych trzeba oczyścić przed przeniesieniem.
Czynniki obniżające budżet
Magazyn pracujący na typowych procesach przyjęcia, składowania i wydania konfiguruje się szybciej, bo korzysta z gotowych szablonów. Posiadanie systemu ERP, do którego istnieje sprawdzony konektor, skraca etap integracji z tygodni do dni. Znaczenie ma też sprzęt: działająca sieć radiowa i terminale w dobrym stanie usuwają z budżetu całą pozycję sprzętową, która pozostaje po stronie zamawiającego. Wdrożenie etapowe rozkłada wydatek w czasie i pozwala sfinansować kolejne etapy z oszczędności uzyskanych na pierwszym.
Jak przygotować się do wyceny
Ceny podane wyżej mają charakter katalogowy. Wycena wiążąca powstaje po analizie przedwdrożeniowej, a oferty wystawiamy z terminem ważności wynoszącym zwykle 30-45 dni. Im więcej z poniższych informacji przygotujesz przed rozmową, tym węższe będą widełki w odpowiedzi.
- Skala magazynu - liczba miejsc paletowych i lokalizacji, liczba magazynów oraz stref o odrębnych zasadach.
- Użytkownicy - liczba stanowisk biurowych i terminali mobilnych; ta liczba przesądza o wyborze wariantu abonamentu.
- Wolumen operacji - liczba dokumentów przyjęć i wydań na dobę, liczba pozycji na dokumencie, szczyty sezonowe.
- Asortyment - liczba indeksów, wymóg obsługi partii, numerów seryjnych lub dat ważności.
- Systemy w firmie - nazwa i wersja systemu ERP, sklep internetowy, integracje z firmami kurierskimi.
- Wymagania szczególne - praca w mroźni, towary niebezpieczne, obsługa towaru wielu właścicieli, wymogi audytowe.
- Harmonogram - oczekiwana data startu produkcyjnego oraz ograniczenia wynikające z sezonu.
Analizę przedwdrożeniową można zamówić jako odrębną usługę, niezależnie od decyzji o wdrożeniu. Otrzymujesz wtedy specyfikację funkcjonalną, którą możesz wykorzystać również w rozmowach z innymi dostawcami. Przy kontynuacji współpracy wartość analizy zaliczamy na poczet wdrożenia.
Wdrożenia rozliczamy etapami zgodnie z harmonogramem - najczęściej po odbiorze analizy, po uruchomieniu środowiska testowego oraz po starcie produkcyjnym. Abonament fakturujemy miesięcznie, z pierwszą fakturą w miesiącu uruchomienia produkcyjnego. Formularz zapytania znajdziesz na stronie wyceny SoftwareStudio, a zamówienia przyjmujemy również pod adresem kontakt@softwarestudio.com.pl oraz telefonicznie pod numerem +48 533 322 626.
Zanim podejmiesz decyzję, sprawdź też wady i zalety wdrożenia systemu WMS, główne wyzwania technologiczne przy wdrożeniu WMS oraz zakres systemów magazynowych na zamówienie.
Wszystkie kwoty są wartościami netto w złotych. Do każdej należy doliczyć podatek VAT w wysokości 23 procent. Stan cennika: wrzesień 2026. Przy umowach wieloletnich stosujemy waloryzację abonamentu, zwykle raz w roku, o wskaźnik uzgodniony w umowie.